Nuevas Prioridades, Nuevas Oportunidades

Resumen Ejecutivo

Los viajes corporativos y los gastos (T&E en adelante) han comenzado a verse muy diferentes a medida que las empresas renegocian sus políticas en un nuevo y desconocido entorno empresarial después de la pandemia de Covid-19. En los últimos años, los interesados en T&E han examinado profundamente las prioridades del programa, identificando cómo contener o reducir costos y en qué áreas los viajes, las tarjetas corporativas y las herramientas de gastos no estaban alineados con las políticas gubernamentales. Este período de reflexión ha creado un valioso plan de trabajo para el futuro, pero no nos equivoquemos: los viajeros y el mando gerencial aún enfrentan una mezcla de problemas heredados y nuevas realidades.

Aunque los patrones de gasto en viajes corporativos están comenzando a ser más claros, el panorama todavía está evolucionando. Con la presión inflacionaria en aumento, los gerentes de viajes y finanzas buscan urgentemente adoptar herramientas y procesos innovadores de gestión de viajes, tarjetas corporativas y gastos de principio a fin para evitar o reducir el estrés presupuestario. Este clima económico ha acelerado la necesidad de soluciones modernas que reinventen modelos de gestión de viajes y herramientas de gestión de gastos obsoletos, que han demostrado no ser capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y de la economía. Mientras los gerentes trabajan para traducir las lecciones aprendidas en soluciones duraderas, intentan equilibrar el optimismo con la realidad del nuevo panorama de los viajes de negocios. Esto es seguro: a medida que los viajes corporativos emergen de los giros y vueltas y de la sacudida de la pandemia, los viajeros y los gerentes están recién motivados, si no impacientes, por procesos y políticas de viaje más eficientes, seguros, rentables, productivos y más alineados.

Introducción

A pesar del optimismo generalizado por la recuperación en la industria de viajes, el pronóstico para los viajes de negocios sigue siendo incierto. En su Informe y Pronóstico Anual Global del Índice de Viajes de Negocios de noviembre de 2021, la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA, por sus siglas en inglés) pronosticó un aumento en el gasto global en viajes de negocios en 2022 que impulsaría la recuperación total del segmento y alcanzaría los $1.4 billones de dólares registrados en 2019 para el año 2024. Sin embargo, para agosto de 2022, el informe de la GBTA contaba una historia diferente. Atribuyendo los problemas macroeconómicos globales que están “afectando el momento, la trayectoria y el ritmo de la recuperación de los viajes de negocios tanto a nivel mundial como por región”, la GBTA revisó sus expectativas de recuperación completa de los viajes de negocios para 2025 y 2026.

A pesar de los obstáculos, el sentimiento de los viajeros de negocios y los gastos en viajes corporativos siguen mostrando fundamentos sólidos, impulsando la recuperación, incluso si llevará un poco más de tiempo del esperado alcanzar una recuperación total.

Por ejemplo, los datos de la empresa de análisis hotelero STR muestran evidencia de una recuperación en los viajes de negocios tanto en Estados Unidos como en el Reino Unido y en toda Europa. Desde febrero de 2022, ha habido un aumento constante en la demanda de hoteles durante la semana, en días laborables y en áreas urbanas. Los datos de TripActions presta más evidencia de mejora, ya que las reservas de viajes de negocios para el otoño aumentaron año tras año en un factor de casi seis.

Las grandes empresas de viajes también están sintiendo el optimismo, incluyendo a las principales aerolíneas de Estados Unidos. Delta, American y United informaron recientemente que esperan que el volumen de viajes de negocios vuelva a los niveles previos a la pandemia en 2022. “Las grandes corporaciones están volviendo a viajar a un ritmo más rápido que las pequeñas empresas”, dijo Andrew Nocella, Vicepresidente Ejecutivo y Director Comercial de United, durante la conferencia de ganancias del primer trimestre de la compañía en abril. United espera que los viajes de negocios, medidos por los ingresos totales por asiento disponible, vuelvan al 100% de los niveles de 2019 “pronto”.

Equilibrar los nuevos costes de la actividad empresarial

Para la industria, los fundamentos del mercado siguen viéndose positivos, y los ejecutivos siguen confiando en la recuperación de los viajes de negocios a pesar de los altibajos experimentados hasta ahora en 2022. Sin embargo, la situación para las empresas individuales es mucho más compleja. Los cambios duraderos causados por la pandemia han llevado a la planificación de viajes corporativos y la gestión de gastos a un punto de inflexión. Para navegar los crecientes costos de viaje, presupuestos de viaje más reducidos, cambios en las políticas de viaje e incertidumbre económica, las empresas están buscando soluciones de viaje, tarjetas corporativas y gastos dinámicas y altamente eficientes que ya no se consideran aisladas, sino piezas integradas y contextualizadas de una estrategia de inversión corporativa integral.

Con gran parte de la fuerza laboral de las oficinas corporativas trabajando desde casa a partir de 2020 y llevando a cabo sus negocios principalmente por teléfono y videoconferencia en lugar de en persona, las empresas se dieron cuenta de ahorros inesperados en costos. Ahora, a medida que los gerentes de viajes y finanzas enfrentan las implicaciones de los escenarios híbridos y remotos permanentes, se les ha encomendado el desafío de equilibrar las estrategias de ahorro de costos con la importancia de invertir en viajes de negocios.

Sin duda, la inflación y otras preocupaciones económicas podrían complicar las nuevas estructuras de costos corporativos. Aun así, aunque los directores financieros están analizando cuidadosamente la reducción y contención de costos, no están “planificando reducciones de costos generalizadas”, informó Gartner, sino más bien “protegiendo áreas que pueden impulsar el crecimiento y la eficiencia”.

Una área que genera un gasto significativo (y posibles ahorros), por supuesto, es la gestión de viajes y gastos. Preservar el capital siempre es beneficioso, especialmente a medida que aumentan las presiones inflacionarias y recesionarias. Para enfrentar eficazmente estos desafíos de ahorro de costos, los líderes financieros deben repriorizar decisiones inteligentes y rentables que respalden los viajes y gastos críticos de los empleados. Después de todo, dichas acciones generan acuerdos, ganan negocios, generan ingresos, aumentan las ventas y construyen relaciones.

Gartner informó que los directores financieros están buscando con determinación recortar y contener costos, pero no están “planificando reducciones de costos generalizadas”. En cambio, están “protegiendo áreas que pueden impulsar el crecimiento y la eficiencia”.

Las empresas que siguen valorando los viajes de negocios como impulsores del crecimiento están alejándose de la incertidumbre, la indecisión y la complacencia que perpetúan el uso de soluciones existentes inadecuadas, y sus gerentes se están adaptando proactivamente a soluciones integrales que satisfacen las complejas necesidades de los desafíos de viaje actuales.

La tecnología se ha convertido en la nueva flexibilidad.

El énfasis en equilibrar costos y valor va de la mano con la necesidad de nuevas tecnologías de viajes y gastos que permitan una mayor flexibilidad y adaptabilidad sin problemas. La pandemia ha dado una nueva y clara definición al concepto de agilidad. Con escasez global de cadenas de suministro, cambio climático e inflación complicando los desafíos, las empresas también deben gestionar las expectativas de los empleados en el nuevo contexto híbrido-remoto.

“En respuesta”, escribió Jon Roskill, CEO de la empresa de soluciones en la nube Acumatica, en un artículo de Forbes sobre las predicciones para 2022, “muchas empresas inteligentes han recurrido a herramientas y plataformas basadas en la nube para potenciar la conexión digital y la colaboración en flujos de trabajo modernos, mejorando en última instancia sus fuerzas de trabajo remotas e híbridas. Para mantenerse ágiles, los tomadores de decisiones deben reevaluar cuidadosamente los sistemas heredados y los protocolos de larga data para optimizar el recurso más importante de la empresa: su fuerza laboral”.

La velocidad de la información también es un nuevo imperativo. A medida que las empresas emergen de la “trayectoria y el impacto en constante cambio” de la pandemia, el Foro Económico Mundial identificó la necesidad de “información más oportuna, agendas estratégicas actualizadas y ciclos de decisiones más cortos” como clave para una recuperación resiliente posterior a la pandemia.

Para los gestores de viajes y los responsables financieros, esta clara llamada a la acción significa adoptar tecnologías y procesos que agilicen todas las actividades y operaciones relacionadas con la gestión de viajes, tarjetas y gastos. Y, como escribió Roskill, “las nuevas tecnologías fomentan empleados más felices”.

Estos imperativos están acelerando aún más la adopción de una plataforma única. Y eso es esencial para unificar todos los gastos relacionados con la empresa, incluidos informes en tiempo real, seguimiento transparente, conciliación simplificada y otras soluciones de reducción de costos.

Dadas estas consideraciones urgentes que están ocurriendo en empresas de todos los sectores corporativos, y su profundo impacto en el futuro de los viajes y gastos, este informe explorará el regreso de los viajes de negocios y sus implicaciones en la nueva fuerza laboral. También analizará cómo las empresas pueden reimaginar sus políticas y tecnologías de viaje para hacer que los programas de viajes corporativos sean más ágiles y rentables como parte de una estrategia corporativa de gastos integral de 360 grados.

En un momento en que las empresas enfrentan el desafío dual de atraer y retener talento, establecer políticas y procesos flexibles de viaje y gastos también puede distinguirlas como empleadores que anteponen a las personas al mismo tiempo que gestionan de manera efectiva los desafíos empresariales en el entorno actual.

El Regreso de los Viajes de Negocios es Real y Espectacular

Las respuestas de la encuesta de Skift y TripActions muestran el deseo, si no la impaciencia, de los viajeros de negocios de volar, salir a la carretera y viajar en tren en 2022 y 2023. Casi la mitad (49%) de los encuestados que dijeron viajar por negocios “estuvieron muy de acuerdo” en que los viajes de negocios son importantes para impulsar el crecimiento de su empresa, y otro 35% “estuvo algo de acuerdo” con esta afirmación. Esta respuesta colectiva del 84% aumentó 11 puntos porcentuales en comparación con la encuesta de 2021, cuando se les hizo la misma pregunta a los viajeros de negocios. Los gerentes de viajes y finanzas también están entusiasmados con el potencial de los viajes de negocios, con un 78% de acuerdo con esta afirmación, en comparación con el 77% en 2021. El regreso de los viajes de negocios es real y es espectacular. ¿Está de acuerdo o en desacuerdo?: “Los viajes de negocios son importantes para impulsar el crecimiento de mi empresa”. 2021 vs. 2022 Más tangiblemente, el volumen de viajes de negocios está aumentando rápidamente. Casi la mitad de los viajeros de negocios (49%) esperan realizar al menos seis viajes de negocios en los próximos 12 meses, en comparación con solo el 33% que viajó al menos seis veces en el último año.

“Los viajes de negocios son importantes para impulsar el crecimiento de mi empresa”. 2021 vs. 2022

Número de viajes de negocios realizados en los últimos 12 meses en comparación con los esperados en los próximos 12 meses

Para los viajeros en una amplia gama de industrias, desde servicios financieros, gobierno y atención médica hasta construcción, tecnología de la información y entretenimiento, la principal razón citada para los viajes de negocios en 2022 y 2023 fue asistir a reuniones y conferencias. Esa también fue una prioridad destacada para los viajeros de negocios en 2021, lo que continúa una tendencia anual que reafirma la importancia de la interacción cara a cara en cualquier entorno empresarial.

Según el Informe de la Industria de Reuniones del Grupo Northstar Meetings, publicado en noviembre de 2021, el volumen total de reuniones en octubre de 2021 fue aproximadamente un 40% menor que en octubre de 2019. Sin embargo, había un claro impulso positivo. La asistencia promedio fue de 112 y 110 personas en septiembre y octubre de 2021, respectivamente, muy por encima del promedio de 80 personas en octubre de 2019. Las reuniones corporativas pequeñas, en particular, mostraron un progreso prometedor, pasando de representar alrededor del 59% de todo el negocio grupal a casi el 70% desde julio hasta octubre de 2021.

Hoy en día, en mercados de referencia como Las Vegas, las convenciones y eventos están en auge. Según la Autoridad de Convenciones y Visitantes de Las Vegas, la asistencia a convenciones aumentó a casi 152,000 en junio de 2022, un aumento del 138% respecto a junio de 2021. Y la ciudad apenas está calentando motores. Después de un sólido regreso a la acción en 2021, IMEX, la feria comercial más grande de Estados Unidos para la industria global de reuniones, eventos y viajes de incentivo, regresa nuevamente en octubre. Días después, Las Vegas será sede de Routes World, la conferencia mundial de aviación más grande del mundo, donde más de la mitad de las nuevas rutas del mundo emergen de reuniones y networking.

Análisis del panorama general de la industria de reuniones indica un pronóstico generalmente saludable. Entre los principales hallazgos de Informe de Perspectivas de Reuniones de Meeting Professionals International (MPI) – Primavera 2022: El 90% de los profesionales de planificación predijeron condiciones favorables para los negocios en los próximos 12 meses, y el 85% espera un crecimiento positivo en la asistencia presencial durante el próximo año. Uno de cada diez dijo que su negocio ya ha vuelto a los niveles de 2019, y el 64% anticipa una recuperación completa para 2023.

Más allá de las reuniones, que son un claro indicador del sentimiento de viaje de negocios a gran escala, los resultados de la encuesta de Skift y TripActions mostraron que otras razones principales para los viajes de negocios incluyen establecer nuevas relaciones comerciales o fomentar las existentes, así como viajes esenciales relacionados con clientes.

El sentimiento, la intención y la actividad de los viajes de negocios están fuertes, y las formas tradicionales de realizar negocios, aunque enfrentan un período de ajuste, están aquí para quedarse. Además del resurgimiento de los viajes para estos tipos de viajes de negocios más “tradicionales”, los datos más recientes de la encuesta de Skift y TripActions sugieren que la estabilización continua y la adopción de soluciones de trabajo remoto e híbrido pueden estar aumentando el entusiasmo por las conexiones en persona como antídoto al ciclo constante de reuniones virtuales.

La continua estabilización y adopción de soluciones de trabajo remoto e híbrido pueden estar aumentando el entusiasmo por las conexiones en persona como un antídoto al ciclo constante de reuniones virtuales.

En 2021, el 15% de los viajeros de negocios creían que trabajarían completamente de forma remota una vez que las políticas temporales de la era de la pandemia se volvieran permanentes, y casi el 20% de los viajeros anticipaban que trabajarían completamente en la oficina. En 2022, a medida que se estableció una realidad más sólida, el 17% de los viajeros dijeron que ahora trabajan completamente de forma remota, el 70% están trabajando parcialmente de forma remota en modo “híbrido” y solo el 13% están trabajando completamente en la oficina.

Los gerentes tenían más probabilidades de predecir con precisión la prevalencia del trabajo remoto. En 2021 y 2022, alrededor del 85% dijo que sus empleados trabajarían ya sea completamente o parcialmente de forma remota.

Las situaciones de trabajo remoto y híbrido claramente se están afianzando, junto con los hábitos y rutinas asociados de los empleados. Por ejemplo, Global Workplace Analytics presentó evidencia convincente de que las personas son más felices y están más satisfechas trabajando desde casa. En un estudio reciente, la firma Global Workplace Analytics encontró que dos tercios de las personas desean trabajar desde casa, y más de un tercio (36%) dijo que elegiría esa opción en lugar de un aumento de sueldo.

Si bien la configuración remota/híbrida funciona muy bien en el día a día, ya que las personas tienen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y suelen ser más productivas, eso no disminuye el valor de reunirse con colegas para establecer vínculos y colaborar. Casi tres cuartas partes de los viajeros de negocios encuestados por Skift y TripActions dijeron que planean asistir a un evento fuera de la oficina de la empresa este año, en comparación con el 64.5% en 2021.

Hay una marea creciente que eleva todos los barcos aquí. Los viajes para encontrarse con compañeros de trabajo no son necesariamente la máxima prioridad en los viajes corporativos, pero están experimentando un gran aumento junto con todo lo demás. De hecho, más de la mitad de los viajeros (61%) y los gerentes (56%) dijeron que esperan que los viajes aumenten este año para compensar la falta de interacciones diarias en persona.

Políticas de la empresa sobre el trabajo remoto, 2021 vs. 2022

“Nosotros/los empleados realizaremos más viajes de negocios en 2022 y 2023 para compensar la menor cantidad de reuniones en persona debido al trabajo remoto”.

Los eventos fuera de la oficina están de moda, junto con los viajes mixtos de negocios y ocio.

Según la encuesta de Skift y TripActions de 2021, el 63% de los viajeros de negocios estaban “muy” o “algo” entusiasmados con la programación y asistencia a reuniones fuera de la oficina regulares como una forma de mantenerse conectados con los colegas durante la pandemia, cuando más trabajadores se volvieron remotos.

Los guerreros de la carretera están aún más entusiasmados ahora, con aquellos que están de acuerdo “fuertemente” o “algo” que están “emocionados” por tales reuniones aumentando en un 6.7 puntos porcentuales en la encuesta de 2022. Su intención de participar también es mucho más fuerte, con un 74% indicando planes de asistir a una reunión fuera de la oficina en 2022, frente al 64.5% en 2021.

Las reuniones fuera de la oficina, al igual que las soluciones de trabajo remoto e híbrido, parecen haber encontrado una base sólida en el nuevo entorno de viajes de negocios. Bajo el título “La reunión fuera de la oficina es el nuevo regreso a la oficina”, The Wall Street Journal mostró múltiples ejemplos de cómo las empresas que han adoptado modelos de trabajo híbridos, así como equipos totalmente remotos, están utilizando cada vez más eventos fuera de la oficina regulares o periódicos para “fortalecer la cultura empresarial y fomentar las conexiones entre colegas”.

A medida que más empresas buscan programar reuniones fuera de la oficina de manera regular, las nuevas tecnologías de viaje innovadoras pueden ayudar con arreglos más complicados, como volar a empleados desde diferentes ubicaciones.

Como se mencionó en la cobertura del Wall Street Journal, Matthew Prince, CEO y cofundador del proveedor de servicios en la nube Cloudflare, Inc., compartió cómo su equipo exploró el desarrollo de una herramienta interna para ayudar a los gerentes a planificar reuniones fuera de la oficina y encuentros de equipos. Esto se suma a una larga lista de características de planificación de viajes necesarias en el actual clima de viajes de negocios.

Además de los beneficios que los empleados que trabajan de forma remota creen que obtendrán al conectarse con sus colegas en viajes dedicados fuera de la oficina, las empresas también se están dando cuenta de que el tiempo de vacaciones se está volviendo más valioso.

Los trabajadores remotos alaban, y las empresas se benefician, de la mayor productividad y equilibrio personal/profesional que se logra al trabajar desde casa. Pero estar en casa todo el tiempo también puede generar agotamiento de una manera diferente. Como resultado, algunas empresas están alentando abiertamente a los empleados a tomarse un tiempo personal después de un viaje de negocios. De hecho, más de la mitad de las empresas están haciendo exactamente eso, según los viajeros y los gerentes que respondieron a la encuesta de Skift y TripActions.

Hemos observado cambios en las políticas que regulan la mezcla de trabajo y diversión, con empresas que no solo permiten, sino que también alientan a los empleados a agregar un par de días de vacaciones a sus viajes de negocios. “Y los empleados están aprovechando esta oportunidad. Hemos visto un aumento drástico en el uso de nuestro producto de viajes personales, que ofrece a los viajeros de ocio el mismo amplio inventario y precios reducidos que a los viajeros de negocios”, dijo Michael Riegel, director general de EMEA de TripActions.

Es Hora de Hablar Sobre la Política de Viajes

En la búsqueda de experiencias de gestión de viajes y gastos sin problemas, simplificadas y que contribuyan al éxito empresarial al eliminar obstáculos y distracciones, una cosa está clara: para ser efectivas, las políticas deben poner al empleado en primer lugar.

Cuando esto sucede, los viajeros de negocios se comprometen con el programa, se sienten protegidos y conectados en el camino, y devuelven la confianza utilizando con confianza las herramientas y soluciones proporcionadas por la empresa. Las organizaciones cosechan los beneficios de la visibilidad y la comprensión de las preferencias individuales de sus empleados, las prácticas de viaje, los patrones de gasto y otras acciones y actividades que ayudan a gestionar los costos y maximizar los retornos.

Estas son verdades bien conocidas para los viajeros, los gestores de viajes, los responsables de tomar decisiones sobre viajes corporativos y gastos, y otros líderes financieros. Sin embargo, los hallazgos de la encuesta Skift y TripActions de este año sugieren que tanto la comunicación de la política de viajes como el cumplimiento de la política de viajes están en declive y necesitan mejorar.

Posibles explicaciones incluyen la complejidad actual del entorno de viajes, lo que puede haber dejado a los compradores de viajes, por lo demás bien intencionados, en un estado de incertidumbre. Es posible que estén rezagados en la actualización de sus políticas o que no estén utilizando los canales más efectivos para comunicar la política a los empleados. Por su parte, los viajeros pueden no cumplir con la política porque desconocen o no comprenden la política actual o cómo ha cambiado en un entorno fluctuante rápidamente.

Alternativamente, pueden haberse acostumbrado a prácticas y comportamientos que no cumplen con la política durante la pandemia y necesitan ser reintegrados y actualizados. Casi el 45% de los gestores de viajes y finanzas dijeron que sus empresas realizaron cambios permanentes en la política de viajes en el último año, en comparación con el 36% que hizo cambios temporales. En 2021, esos números se invirtieron, con un 45% realizando cambios temporales y un 33% implementando actualizaciones permanentes. En ambos años, entre el 22% y el 23%dijo que no estaban realizando cambios en la política en absoluto.

Los cambios constantes, y en algunos casos significativos, en la política de viajes en los últimos años podrían contribuir en parte al hecho de que más de un tercio (35%) de los gestores dijeron tener menos del 75% de cumplimiento por parte de los empleados. Esa cifra ha aumentado en un 7,6 puntos porcentuales desde la encuesta de 2021. Además, solo el 19% de los gestores dijeron que todos sus empleados cumplían completamente con las políticas de viaje en 2022, lo que representa una disminución significativa de 7,1 puntos porcentuales en comparación con la encuesta de 2021.

Una posible explicación para el incumplimiento es que los gestores de viajes corporativos no están satisfaciendo la demanda de los empleados de una mayor flexibilidad en las políticas corporativas a medida que se reanudan los viajes de negocios. Comunicar adecuadamente la política y los cambios en la política, que pueden dejar a los viajeros desorientados, sigue siendo fundamental.

“Las personas están muy ocupadas, por lo que es fácil que los mensajes se pierdan en medio del caos de un día de trabajo”, dijo Riegel de TripActions. “Sea lo que sea necesario, ya sea a través de intranets, boletines, mensajes de texto o tuits, las empresas deben comunicar estas políticas y sus beneficios asociados de todas las formas posibles, tanto a nivel ejecutivo como a nivel de gerentes”.

“Las personas están muy ocupadas, por lo que es fácil que los mensajes se pierdan entre el caos de un día laboral. Las empresas deben comunicar estas políticas y sus beneficios asociados de todas las formas posibles, tanto a nivel ejecutivo como a nivel de gerentes”

Michael Riegel, Director General de EMEA, TripActions

Porcentaje de empleados que cumplen con la política de viajes

Antes del Covid-19, ya se estaba ganando impulso la demanda de entendimientos más flexibles y relajados en torno a las opciones de viaje. Durante la pandemia, esta tendencia se aceleró aún más. Esto incluye la selección, programación, reprogramación o cancelación de vuelos, alquiler de autos y hoteles.

“Un cambio permanente que las empresas han realizado y que se refleja en sus políticas de viaje corporativo es priorizar el bienestar de los empleados y la sostenibilidad”, dijo Riegel. “Un ejemplo de esto es dar prioridad a los vuelos sin escalas en lugar de aquellos con escalas, incluso cuando podría ahorrar dinero a la empresa. Es una mejor experiencia para el viajero y es mejor para el medio ambiente”.

Otra prioridad no satisfecha para la satisfacción de los empleados es una comunicación mejorada y más rápida sobre las políticas de viaje nuevas y revisadas. Casi la mitad (48%) de los viajeros mencionaron “recibir información oportuna” como su principal preocupación, el 32% buscaba “actualizaciones frecuentes” y el 26% quería “entender los cambios en la política de viaje y los gastos de mi empresa”.

Mientras tanto, el 44% de los gerentes desean proporcionar “buena información” a los empleados y también están preocupados por proporcionar actualizaciones frecuentes (33%) y explicar los cambios (27%). En otras palabras, ambas partes ven mucho espacio para mejorar.

Mayores preocupaciones sobre los viajes de negocios en 2022 y 2023

La capacidad de las empresas para utilizar plataformas de gestión de viajes para ajustar dinámicamente las políticas y comunicar claramente esos cambios a los empleados se ha vuelto crítica. Tras lidiar constantemente con circunstancias en constante cambio relacionadas con las restricciones de Covid-19, este período de volatilidad económica ha llevado a precios cada vez más impredecibles.

Por ejemplo, la empresa de software de soluciones de TI ConnectWise solía tener una política que permitía a cualquier empleado reservar clase ejecutiva para vuelos de más de ocho horas, lo que desafortunadamente resultó en un pasaje “dentro de la política” de $15,000 a Australia. Sin embargo, la gerente de viajes y gastos de la empresa, Mindy Owen, dijo que pudo utilizar una función de política dinámica en su software de TripActions para hacer un cambio rápido y requerir la aprobación del gerente para cualquier pasaje de clase ejecutiva.

“Es muy difícil tener una política escrita que esté grabada en piedra porque el mundo se está adaptando y cambiando constantemente”, dijo Owen.

Robin Bell, gerente senior de adquisiciones en la empresa de software Epicor, mencionó que aprovechó el tiempo en el que sus colegas no estaban viajando en 2020 y 2021 para revisar las políticas relevantes y utilizar las herramientas de política dinámica dentro de la plataforma de TripActions. Por ejemplo, mencionó que reservar con 14 días de anticipación era una de las violaciones más comunes de la política de la empresa. Pero seamos honestos: cuando los clientes solicitan tiempo personal con los empleados de ventas o servicios profesionales dentro de ese período de 14 días, no van a decir que no.

“Era simplemente una política general que no estaba influyendo en el comportamiento”, dijo Bell. “Pudimos escuchar a nuestros viajeros, escuchar nuestra cultura y agregar ciertos razonamientos para lograr el efecto deseado”.

Cuando se trata de resolver problemas durante el viaje, tanto los viajeros como los gerentes prefieren comunicarse por correo electrónico, seguido de llamadas telefónicas y chat. Esto puede parecer sorprendente, dado que más de tres cuartos de los gerentes y el 70% de los viajeros que respondieron a la encuesta tienen 39 años o menos, y presumiblemente elegirían la facilidad y la inmediatez de los mensajes de texto o el chat, dadas sus costumbres personales con dispositivos móviles. Sin embargo, existe un argumento a favor del rastro de papel del correo electrónico y el contacto personal de una llamada telefónica.

Sea cual sea el canal, la encuesta sugirió que ni los viajeros ni los gerentes confían en las soluciones de planificación de viajes de terceros. Los datos muestran que, como máximo, solo el 30% de los viajeros “están muy de acuerdo” en que sus agencias de viajes o plataformas merecen altas calificaciones en cuanto a facilidad de uso, soporte durante el viaje, flexibilidad para realizar cambios sobre la marcha y tiempos de respuesta. Las respuestas de los gerentes fueron aproximadamente de cuatro a cinco puntos porcentuales más bajas al clasificar estas mismas áreas de servicio.

“Enfrentamos todos los desafíos que todos los demás aún enfrentan en nuestras plataformas heredadas, donde es rígido y no dinámico”, dijo Bell. “No hay oportunidades de autoservicio, y cuando te obligan a llamar y esperar una hora, eso interrumpe el negocio”.

Owen estuvo de acuerdo. “Es genial tener la facilidad de acceso en el lado administrativo, y no tengo que ir a mi representante de TripActions y decir: ‘Oye, ¿puedes activar esto para mí? ¿O puedes desactivarlo para mí? ¿O puedes hacer esto?'”, dijo. “Puedo hacer todo yo mismo en tiempo real, porque la gestión de viajes es en tiempo real. No puedo dejar un correo electrónico sin leer durante cinco días, porque la mayoría de las veces necesitan ayuda dentro de las 24 horas”.

Para las agencias de viajes corporativas y los proveedores de soluciones, esta brecha representa una gran oportunidad para mejorar toda la experiencia. Para los gerentes de viajes y finanzas, las puntuaciones de comunicación, cumplimiento y satisfacción resaltan la urgencia de explorar nuevas soluciones que se ajusten mejor a las necesidades de los viajeros empleados y los objetivos organizativos.

“Es muy difícil tener una política escrita que sea inflexible porque el mundo se está adaptando y cambiando constantemente”. –

Mindy Owen, Gerente de Viajes y Gastos, ConnectWise

Método de comunicación preferido para usar al resolver problemas o emergencias de viajes de negocios

“Nuestra plataforma/agencia de viajes es fácil de usar y apoya bien a los empleados durante un viaje”.

Encuestados que están “totalmente” de acuerdo

La sostenibilidad en los viajes corporativos trastorna el statu quo

Los viajes sostenibles están ganando terreno en la toma de decisiones de los viajes corporativos. A medida que se desarrollan numerosos esfuerzos en todo el mundo, el horizonte a corto y medio plazo parece estar preparado para más cambios.

Por ejemplo, la Asociación de Viajes de Estados Unidos lanzó en agosto de 2022 una Coalición de Viajes Sostenibles, que tiene como objetivo desarrollar estrategias de viajes para un futuro más sostenible. A nivel de mercado, con implicaciones importantes para un sector de reuniones que se preocupa cada vez más por su impacto en la sostenibilidad, el turismo regenerativo y las “Reuniones Significativas” son iniciativas estratégicas importantes para Meet Atlantic City, la oficina de convenciones y visitantes de Atlantic City, Nueva Jersey.

Además, la presión para demostrar prácticas corporativas responsables ha llevado a algunas empresas a replantear los modos de transporte recomendados. De hecho, empresas como Microsoft han elevado los estándares, especialmente para los viajes, con el fin de reducir el consumo de carbono.

Para los viajeros corporativos frecuentes, estos avances podrían significar aún más cambios en la forma en que están acostumbrados a viajar. Un artículo de Reuters de julio de 2022 informó sobre “una gran brecha entre la ambición y la acción para reducir las emisiones de CO2 en los viajes de negocios”. El artículo citó una encuesta de GBTA de 2022, que encontró que el 88% de los encuestados consideraban el cambio climático como el área de máxima prioridad para la acción, pero solo el 14%pensaba que la industria de viajes está actualmente muy avanzada en términos de sostenibilidad.

Los resultados de la encuesta de Skift y TripActions de 2022 ponen de manifiesto la desconexión entre los viajeros y los gerentes. Mientras que aproximadamente el 25% de ambos grupos de encuestados “están completamente de acuerdo” en que sus empresas “fomentan que los empleados busquen alternativas de viajes de negocios sostenibles cuando viajan”, los viajeros mostraron más inclinación a “no estar de acuerdo” con esta afirmación, un 16% en comparación con un 13% de los gerentes.

Además, los viajeros también eran menos propensos que los gerentes a afirmar que sus empresas realmente ofrecían formas de ayuda. Solo el 22% de los empleados “están completamente de acuerdo” en que su política de viajes ofrece herramientas para rastrear las emisiones y las contribuciones a la sostenibilidad durante los viajes de negocios, en comparación con el 25% de los gerentes. Combinando las respuestas de “estoy de acuerdo en cierta medida” con esta afirmación, más del 60% de los gerentes estaban seguros de que sus empresas estaban progresando en este aspecto, en comparación con aproximadamente el 55%de los viajeros.

Al igual que las soluciones que pueden remediar los problemas de comunicación y cumplimiento mencionados en toda la encuesta, se puede hacer más para impulsar el cambio y la adopción mediante la incorporación de funciones fáciles de usar para la sostenibilidad y el seguimiento de la huella de carbono en las herramientas de viaje corporativo y gastos.

“Parte del problema con la sostenibilidad en los viajes ha sido la falta de información”, dijo Tim Russo, director senior de asociaciones fintech y desarrollo empresarial de TripActions. “Seleccionas un vuelo en función del tiempo, la ubicación y el costo, porque esa es la única información que ves. Pero las herramientas de seguimiento de carbono presentan otra consideración para los viajeros. Cuanto más todos empujen los límites, más rápido cambiarán los hábitos de los viajeros”.

“Mi empresa alienta a los empleados a buscar alternativas más sostenibles cuando reservan viajes de negocios”

“Mi empresa ofrece herramientas a los empleados para realizar un seguimiento de las emisiones y las contribuciones a la sostenibilidad durante los viajes de negocios”

Alinear, optimizar, simplificar: El futuro de la tecnología de viajes y gastos

Simplificar las políticas, programas y soluciones corporativas de viajes y gastos se ha convertido en una prioridad estratégica para los gerentes de viajes y finanzas. Cada vez más, estos gerentes están solicitando herramientas que puedan vincular de manera fluida las diferentes partes de la experiencia completa, incluyendo reservas, gestión de viajes, servicio al cliente y gastos, todo en una interfaz conveniente. La optimización de estas funciones reduce costos, ahorra tiempo, mejora la comodidad y satisfacción del viajero y, sobre todo, mejora los resultados y los objetivos comerciales.

¿Te suena familiar? Es porque no es una tendencia nueva.

Según una encuesta de 2017 realizada por la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos, el 72% de los compradores de viajes indicaron que la simplificación sería una prioridad estratégica para el próximo año. La encuesta de Skift y TripActions de este año sugiere que, cinco años después, especialmente los gerentes siguen buscando respuestas. La confianza y satisfacción en las herramientas corporativas tradicionales de viajes está disminuyendo en comparación con 2021, a medida que las tendencias de tarjetas corporativas y gastos reiteran la necesidad de soluciones más simplificadas y fáciles de usar.

Además, los gerentes están luchando para alinear las soluciones con las políticas actuales, lo que puede reflejar dificultades de adaptación en el entorno de viajes posterior a la pandemia.

Solo el 23% de los gerentes estuvo muy de acuerdo en que tenían las herramientas para crear políticas más detalladas que antes de la pandemia, una disminución de más de 3 puntos porcentuales desde el 26% en 2021.

“Mi empresa tiene las herramientas para crear políticas de gastos más matizadas y dinámicas que las que teníamos antes de la pandemia”. 2021 frente a 2022

Las herramientas y plataformas de viajes corporativos heredadas también están causando una creciente frustración. En una escala del uno al diez, la puntuación promedio de satisfacción de los gerentes de viajes y finanzas con las herramientas y plataformas de viajes corporativos fue de solo 6.7 en la encuesta de este año, frente a 7.7 en 2021. Casi el 40% de los encuestados votaron con un 6 o menos.

“Seguimos escuchando de los clientes cómo han estado ensamblando varios sistemas en un intento reactivo de solucionar problemas”, dijo Riegel. “Para algunos, sus sistemas de viajes y gastos se han vuelto más complicados que nunca, y todavía se encuentran con algunos de los mismos problemas, como reservas fuera de la plataforma, altos costos y políticas no aplicadas. Muchas de estas empresas se dan cuenta ahora de que cada nuevo problema requerirá otra herramienta o capa de proceso. Por lo tanto, cuando escuchan que una herramienta puede simplificar todo el proceso de viajes y gastos, mejorar la seguridad del viajero, ahorrar dinero a la empresa y hacer que los empleados sean más felices, ven que esta es una elección proactiva que puede ayudarles a prepararse para el futuro”.

“Cuando [nuestros clientes] escuchan que una herramienta puede agilizar todo el proceso de viajes y gastos, mejorar la seguridad del viajero, ahorrar dinero a la empresa y hacer que los empleados sean más felices, ven que esta es una elección proactiva que puede ayudarles a prepararse para el futuro”.

Michael Riegel, Gerente General, EMEA, TripActions

Por otro lado, los viajeros tienen más confianza en sus soluciones de tarjetas corporativas y gastos que los gerentes. Por ejemplo, el 32% de los viajeros “están totalmente de acuerdo” en que sus soluciones de tarjetas corporativas son fáciles de usar, lo cual es un 5.5% más alto que los gerentes (27%). Mientras tanto, hay una diferencia de 5% entre los viajeros (31%) y los gerentes (26%) en cuanto a “estar totalmente de acuerdo” en la facilidad de uso de las soluciones de gastos.

Más del 30%de los viajeros están muy satisfechos con el soporte de la tarjeta corporativa durante un viaje, en comparación con el 26% de los gerentes. La brecha fue menor cuando se trata de la satisfacción con las soluciones de gastos, con poco más del 28% de los viajeros “están totalmente de acuerdo” en que sus soluciones de gastos los respaldaron bien durante un viaje, en comparación con el 27% de los gerentes.

“Nuestras tarjetas corporativas o soluciones de gastos son fáciles de usar y brindan un buen apoyo a los empleados durante un viaje”.

Encuestados que están “totalmente” de acuerdo

Más del 75% de los viajeros (77%) preferirían pagar los gastos de viaje de trabajo con una tarjeta emitida por la empresa, según la encuesta de Skift y TripActions, un aumento del 71% en 2021. En 2021, el 69% de los gerentes preferían fuertemente o en cierta medida que sus empleados utilizaran una tarjeta de la empresa para pagar los gastos de viaje, un número que disminuyó al 66% en 2022.

“Preferiríamos pagar o que nuestros empleados paguen los gastos de viaje de trabajo con una tarjeta de crédito de la empresa”. Porcentaje de encuestados que “están muy de acuerdo” o “están algo de acuerdo”, 2021 vs. 2022

En general, el 63% de los viajeros en la encuesta de este año dijeron que pagan los gastos de viaje con tarjetas de la empresa, un aumento significativo con respecto al 48% en la encuesta de 2021, mientras que el 50% paga algunos gastos de viaje con tarjetas personales.

En la encuesta de este año, el 68% de los gerentes dijeron que los viajeros utilizan una tarjeta de la empresa, mientras que muchos menos (36%) dijeron que sus empleados compran viajes con fondos personales. “Una gran preocupación para los empleados es pagar los gastos con fondos personales y preguntarse cuánto tiempo llevará ser reembolsado”, dijo Russo de TripActions. “Cuando una empresa procesa los gastos manualmente, puede haber una larga espera. La conciliación mensual puede llevar días o semanas”.

Tipos de pagos utilizados para viajes corporativos de empleados

Si bien las tarjetas corporativas eliminan la necesidad de utilizar fondos personales, también pueden causar dolores de cabeza para los equipos de finanzas corporativas.

“Las tarjetas corporativas pueden plantear una preocupación diferente para los equipos financieros, ya que proporcionar una tarjeta a todos puede resultar en menos control sobre los gastos”, continuó Russo. “Afortunadamente, eso no es un problema con TripActions, ya que ofrecemos a los equipos financieros la capacidad de personalizar la política de la tarjeta según el departamento, el nivel jerárquico o incluso el empleado individual. Todos pueden tener su pedazo de tarta dentro de las políticas establecidas”.

Además, TripActions sabe cuándo los empleados están de viaje, ya que las tarjetas corporativas están conectadas a la plataforma de gestión de viajes. Owen de ConnectWise explicó que si un empleado presenta un gasto por una comida, ella sabrá de inmediato si eso es permisible según el estado de viaje de ese empleado. También hay una gran ventaja con los pagos de hoteles. Hay muchas formas de pagar los hoteles: pago por adelantado, depósito de una noche, al llegar, al hacer el check-out, y muchos viajeros de negocios están comprensiblemente confundidos sobre cuándo deben solicitar el reembolso de cada parte del pago. A veces, dijo Owen, incluso pueden olvidar lo que pagaron e intentar solicitar el reembolso dos veces. Al alinear los viajes, las tarjetas y los gastos, el sistema puede detectar de inmediato ese tipo de errores.

“No lo hacen intencionalmente”, agregó. “Especialmente nuestros ejecutivos, no siempre están prestando atención a sus estados de cuenta bancarios”. En cuanto al tiempo de reembolso, los gerentes están cada vez menos satisfechos que los viajeros. En la encuesta de este año, poco más del 28% de los gerentes “están muy de acuerdo” en que están satisfechos con el tiempo que les lleva a sus empresas reembolsar a los viajeros por los gastos; el 33% de los empleados dijo lo mismo. Ambos números disminuyeron desde 2021, cuando el 36% de los empleados y el 30% de los gerentes estuvieron muy de acuerdo en que el tiempo de reembolso era satisfactorio.

Este retraso se debe probablemente al hecho de que el 40% de los empleados ingresan sus gastos de la forma tradicional: manualmente. No hace falta decir que este método no solo es ineficiente y anticuado, sino que también es una mala práctica de cumplimiento normativo. La automatización es esencial para manejar el costo y la complejidad de los viajes corporativos y los gastos en el entorno posterior a la pandemia, afirmó Russo de TripActions. Las soluciones heredadas no se escalan y no han evolucionado ni innovado para mantenerse al día con el ritmo actual de cambio. En particular, una política dinámica es fundamental para un programa de viajes y gastos exitoso.

“Estamos satisfechos con el tiempo que la empresa tarda en reembolsar a los empleados”. Respondentes que “Están muy de acuerdo”, 2021 vs. 2022

Tipos de soluciones de procesos de informes de gastos de empleados

“Cuando el sistema establece automáticamente puntos de referencia para precios justos en destinos específicos en fechas específicas, permite a las empresas decidir qué está dentro y fuera de la política”, dijo. “Pero se vuelve aún más interesante cuando consideras cómo puede impulsar otras funciones. Usando un punto de referencia dinámico, las empresas pueden optar por incentivar a los empleados a tomar decisiones que ahorren dinero a la empresa, dividiendo los ahorros con ellos. Con una política dinámica, todos pueden ganar”.

“Nuestra empresa estaría interesada en una solución de viajes que proporcione una plataforma de viajes y gastos más unificada, en lugar de soluciones separadas”. 2021 frente a 2022

Las respuestas de la encuesta a Skift y TripActions en 2021 confirmaron la creciente necesidad de plataformas de viajes todo en uno, y el informe adjunto discutió una “oportunidad primordial para solucionar el enfoque desorganizado con soluciones más simples y fluidas”. Casi dos tercios (64%) de los encuestados gerentes en la encuesta de 2021 estuvieron muy de acuerdo (27%) o algo de acuerdo (37%) en favor de “una plataforma de viajes y gastos más unificada en lugar de soluciones separadas”.

Sin embargo, en 2022, el porcentaje de gerentes que estuvieron muy de acuerdo con esta afirmación disminuyó al 21%. Y aunque el grupo de “algo de acuerdo” aumentó al 40%, se nota cierta vacilación.

¿Por qué? El costo es un factor que frena al 40% de los gerentes, junto con la necesidad de capacitar a los empleados (43%). Otro factor es la percepción de que sus herramientas actuales ya son suficientes. Una parte significativa (29%) de los gerentes está preocupada por cambiar a una solución todo en uno porque sienten que ya tienen algo que satisface sus necesidades.

“Todo aquello que resulta realmente aterrador acerca de un nuevo sistema, como la implementación, la configuración avanzada, cambio de gestión y capacitación, que suelen resultar aterradores en un nuevo sistema, ya no lo son tanto cuando trabajas para adaptar tu cultura a la plataforma”, afirmó Bell de Epicor. “Uno de los mayores desafíos con cualquier cambio de sistema es la adopción. Pero cuando te mudas a un sistema tan fácil de usar, no necesitas capacitación, es inicio de sesión único y es igual para todos; es tan fácil de implementar y mantener a medida que las personas entran y salen y lo adoptan por primera vez. Y además de eso, tienes el valor agregado a lo largo del tiempo con tendencias históricas, datos en tiempo real, aprobaciones automatizadas y todas esas cosas que son realmente importantes”.

Riegel añadió cómo esta indecisión y enfoque a corto plazo en el ahorro de costos pasa por alto la oportunidad de crear eficiencias de costos a largo plazo.

“La pandemia trastornó todo en cuanto a los viajes, y el trabajo remoto cambió por completo la forma en que los empleados gastaban”, dijo. “Por lo tanto, los gerentes estaban más dispuestos a considerar todas las soluciones posibles. Ahora que el mundo se ha adaptado, tal vez las empresas no vean el cambio a una solución todo en uno como una decisión de vida o muerte. Pero están perdiendo la oportunidad de ver cuánto dinero y tiempo puede ahorrarles una plataforma unificada de viajes y gastos”.

Riegel señaló un estudio de Forrester sobre el impacto económico de la solución de TripActions en particular, que encontró que redujo el gasto en viajes en más de $800,000 durante tres años. La eficiencia operativa aumentada de TripActions para la gestión de gastos valía más de $225,000.

“¿Qué empresa no podría utilizar $1 millón en este momento?”, preguntó retóricamente Riegel.